Einen wichtigen Erfolgsfaktor für die Inbetriebnahme eines Gebäudes und den künftigen Gebäudebetrieb stellt die vollständige und adressatenorientierte Bestandsdokumentation dar. Sie ist nicht nur ein Leistungsbestandteil von Planern und ausführenden Firmen sondern vielmehr das Hilfsmittel, um von Betreiberseite aus die Inbetriebnahme fundiert begleiten zu können und ein Muss, um die Betreiberverantwortung zu übernehmen.
Darüber hinaus bildet die Bestandsdokumentation die Grundlage für die Erstellung einer notwendigen betrieblichen Dokumentation z.B. in Form eines Betriebs- und Objekthandbuches.